1 Matkustajarekisteriä koskeva rekisteriseloste

 

Henkilötietotietolain 10 ja 24 §:ien sekä majoitus- ja ravitsemustoiminnasta annetun lain 7 §:n mukaisesti.

Laatimispäivä: 21.09.2020

 

1. Rekisterinpitäjä

 

Hotelli Kerava Oy (3150671-7)

c/o Taloustutkimus Oy, Lemuntie 9, 00510 Helsinki

joel.lingman@eerolehti.fi

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

 

Joel Lingman

Hotelli Kerava Oy (3150671-7)

joel.lingman@eerolehti.fi

c/o Taloustutkimus Oy, Lemuntie 9, 00510 Helsinki

 

3. Rekisterin nimi

 

Matkustajarekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

Rekisteri on majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain (308/2006) mukainen matkustajarekisteri, johon talletettavia matkustajienhenkilötietoja käsitellään lain vaatiman matkustajailmoituksen tekemiseksi, yleisen järjestyksen ja turvallisuuden takaamiseksi sekä rikollisen toiminnan ennalta estämiseksi ja selvittämiseksi sekä tilastojen laatimiseen esimerkiksi kansallisen tilastoviranomaisen tarkoituksiin. Lain mukaan matkustajan henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän asiakaspalvelu- ja suoramarkkinointitarkoituksiin, ellei matkustaja ole kieltänyt tällaista käsittelyä henkilötietolain 30 §:n mukaisesti.

 

5. Rekisterin tietosisältö

 

Majoitustoiminnan harjoittaja on vastuussa siitä, että matkustajasta tehdään ilmoitus (matkustajailmoitus). Ryhmämatkalle osallistuvista matkustajista voidaan tehdä yhteinen matkustajailmoitus. Ilmoituksesta on käytävä ilmi majoitustoiminnan harjoittajan toiminimi, yritys- ja yhteisötunnus sekä majoitusliikkeen käyntiosoite. Matkustajailmoituksessa on mainittava seuraavat tiedot (matkustajatiedot):

 

  • matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus;
  • matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat;
  • matkustajan osoite;
  • maa, josta matkustaja saapuu Suomeen;
  • matkustajan matkustusasiakirjan numero; sekä
  • matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä, jos se on tiedossa.
  • Lisäksi matkustaja voi ilmoittaa matkustajailmoituksessa, tapahtuuko majoittuminen vapaa-ajanvieton, työn, kokouksen vai muun syyn takia.

 

Tietoja säilytetään yhden vuoden ajan rekisteriin kirjaamisesta ja tämän jälkeen matkustajatiedot poistetaan. Alla mainitut matkustajatiedot voidaan kuitenkin siirtää saman rekisterinpitäjän asiakasrekisteriin käsiteltäväksi siinä kerrottuja tarkoituksia varten:

 

  • matkustajan nimi ja syntymäaika;
  • kansalaisuus;
  • matkustajan osoitetiedot; sekä
  • vierailun ajankohta, kesto ja tarkoitus.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Rekisteritiedot kerätään matkustajalta itseltään matkustajailmoituksessa. Tämän pois sulkematta voidaan tietoja tallentaa tai päivittää vapaasti käytettävissä olevaa tietopalvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä lainmukaisten vaatimusten täyttämiseksi.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

 

Matkustajarekisterin tietoja on majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaan luovutettava säännönmukaisesti poliisille tai muulle viranomaiselle sikäli, kun laki näin edellyttää.

 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tämän poissulkematta tietoja voidaan siirtää lain sallimissa tapauksissa

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

 

A. Manuaalinen aineisto

 

Henkilötietoaineistoa säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu.

 

B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot

 

Tietojärjestelmissä tai vastaavissa digitaalisissa tallennusmuodoissa olevat tiedot suojataan teknisesti ja tallennetaan tietoturvallisella tavalla rajaten pääsy vain sellaisille henkilöille, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu


10. Rekisteröidyn henkilön oikeudet

 

A. Tarkastus- ja oikaisuoikeus

 

Matkustajalla on aina oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot osoittamalla kirjallinen ja allekirjoituksella varustettu pyyntö kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen. Mikäli tiedoissa havaitaan virheitä tai puutteita, voi matkustaja esittää rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Rekisterinpitäjällä on myös oikeus ryhtyä oma-aloitteisesti virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamiseen.

 

B. Kielto-oikeus

 

Lain mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä hänen tietojaan suoramarkkinoinnissa sekä markkina- ja mielipidetutkimuksissa. Kieltoasioissa rekisteröidyn tulee olla yhteydessä suoraan rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön sähköpostitse tai postitse.

2 Asiakasrekisteriä koskeva seloste

 

Henkilötietotietolain 10 ja 24 §:ien mukaisesti.

 

Laatimispäivä: 21.09.2020

 

1. Rekisterinpitäjä

 

Hotelli Kerava Oy (3150671-7)

c/o Taloustutkimus Oy, Lemuntie 9, 00510 Helsinki

joel.lingman@eerolehti.fi

 

AHoP Management Oy, Hotelli Kerava Oy:n puolesta

Hirsalantie 11, 02420 Jorvas, Finland

ahop@ahopmanagement.com

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

 

Joel Lingman

Hotelli Kerava Oy (3150671-7)

joel.lingman@eerolehti.fi

c/o Taloustutkimus Oy, Lemuntie 9, 00510 Helsinki

 

Jens Stenström

jens.stenstrom@ahopmanagement.com

AHoP Management Oy

Hirsalantie 11, 02420 Jorvas

 

3. Rekisterin nimi

 

Asiakasrekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

Asiakasrekisterin tarkoituksena on mahdollistaa rekisterinpitäjän tuottamien ja tarjoamien palveluiden tarjoaminen ja kehittäminen sekä niiden laadun varmistaminen. Henkilötietoja käsitellään lisäksi varausten, laskutuksen, perinnän, luotonvalvonnan asiakkaan yhteydenottojen, asioinnin, asiakaskyselyiden, raportoinnin, markkinoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä. Rekisterissä olevaa tietoa voidaan käyttää myös tarjousten, kampanjoiden ja muiden markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröidylle. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen sekä muun kohdennetun markkinoinnin yhteydessä. Asiakasrekisteriin talletettuja, jäljempänä eriteltyjä tietoja voidaan käyttää henkilötietolainsäädännön mukaisesti edellä mainitun lisäksi seuraavia tarkoituksia varten:

  • Asiakas- tai muun sopimussuhteen perustaminen, toteuttaminen, ylläpito ja kehittäminen;
  • Yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen ja varmistaminen sekä rikollisen toiminnan ja väärinkäytösten selvittäminen sekä ennalta ehkäiseminen;
  • Markkina- ja muut tutkimukset, tilastointi ja analysointi sekä muut perustellut käyttötarkoitukset.

 

5. Rekisterin tietosisältö

 

Asiakasrekisteriin talletettavat tiedot voivat asiakas, sopimussuhde ja kohdekohtaisesti. Tiedot voivat käsittää ainakin seuraavat tiedot asiakkaasta: nimi, yhteystiedot, sähköposti, syntymäaika ja mahdollinen henkilötunnus, passin tai henkilökortin numero, kansalaisuus, vierailun ajankohta ja kesto, sekä vierailun syy. Mikäli asiakas on rekisteröitynyt johonkin rekisterinpitäjän tietoja tallentavaan palveluun, tallentaa voidaan mm. asiakkaan mielenkiinnon kohteita sekä profilointitietoja. Rekisterinpitäjän kohteiden yleisissä tiloissa voi olla käytössä tallentava kameravalvonta yleisen turvallisuuden takaamiseksi ja vahinkojen estämiseksi. Kameravalvonnasta ilmoitetaan aina erikseen. Mainituissa tapauksissa videotallenteita käytetään yksinomaan majoitustilojen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseen ja varmistamiseen sekä mahdollisten rikosten ja väärinkäytösten selvittämiseen sekä ennaltaehkäisyyn. Kameravalvonnan tallenteita säilytetään enintään kaksi (2) viikkoa tallennuspäivästä lukien, pl. tilanteet, joissa säilyttäminen on perusteltua lainsäädännöstä tai viranomaistutkinnasta johtuen.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Rekisteritiedot kerätään asiakkaalta itseltään. Tämän pois sulkematta voidaan tietoja tallentaa tai päivittää vapaasti käytettävissä olevaa tietopalvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä lainmukaisten vaatimusten täyttämiseksi.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

 

Asiakasrekisteriin talletettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa kohdassa 4 mainittuja tarkoituksia varten rekisterinpitäjän kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluville yhtiöille sekä muille yhteistyökumppaneille. Lisäksi tietoja luovutetaan viranomaisille laissa määritellyn mukaisesti. Asiakastietoja voidaan lisäksi siirtää ja tallettaa rekisterinpitäjään käyttämän palveluntarjoajan hallinnoimille palvelimille tietojen käsittelyn edellyttämässä laajuudessa.

 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tämän poissulkematta tietoja voidaan siirtää lain sallimissa tapauksissa

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

 

Henkilötietoaineistoa säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu

 

B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot

 

Tietojärjestelmissä tai vastaavissa digitaalisissa tallennusmuodoissa olevat tiedot suojataan teknisesti ja tallennetaan tietoturvallisella tavalla rajaten pääsy vain sellaisille henkilöillä, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu

 

10. Rekisteröidyn henkilön oikeudet

 

A. Tarkastus- ja oikaisuoikeus

 

Asiakkaalla on aina oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot osoittamalla kirjallinen ja allekirjoituksella varustettu pyyntö yllä mainittuun osoitteeseen. Mikäli tiedoissa havaitaan virheitä tai puutteita, voi matkustaja esittää rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Rekisterinpitäjällä on myös oikeus ryhtyä oma-aloitteisesti virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamiseen.

 

B. Kielto-oikeus

 

Lain mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä hänen tietojaan suoramarkkinoinnissa sekä markkina- ja mielipidetutkimuksissa. Kieltoasioissa rekisteröidyn tulee olla yhteydessä suoraan rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön sähköpostitse tai postitse.